Организация питания в офисе, на предприятии или заводе. Возможные варианты:
1. Как поступить с НДС?
Федеральная налоговая служба России поясняет, что со стоимости обедов работников НДС вычитать не требуется. Бесплатное питание сотрудников большинство компаний организует путем заключения с организацией общепита договора на доставку обедов в офис. В этом случае курьер помимо обеда привозит еще бухгалтерские документы, а именно счет-фактуру и накладную. В этих документах в отдельную строчку выделен НДС. Бухгалтер компании, видя такие документы, может принять налог к вычету. Однако такие действия будут ошибочными. Стоит понимать, что услуга предоставления обедов оказывается не компании, а непосредственно сотруднику. То есть компания здесь только оплачивает услугу, не являясь ее непосредственным потребителем. Иными словами между компанией и организацией общепита не происходит никакой передачи работ, услуг или товаров. Как результат — право на вычет НДС отсутствует.
Также в налоговом ведомству уточняют, что факт бесплатной передачи обедов сотрудникам нельзя квалифицировать как безвозмездную реализацию, поскольку услугу общепита оказывает не сама компания, а сторонняя организация. И это тоже не предполагает, что необходимо начислять НДС.
2. Налоговые риски при организации питания в офисе или на предприятии.
Риск №1. Признание экономически необоснованными расходов на оплату услуг по организации питания
Описание риска. Налоговое законодательство России не содержит нормы, которая прямо позволяет, чтобы налогоплательщик учитывал расходы, понесенные на организацию питания работников. В результате налоговый орган может решить, что основания для учета таких затрат в перечне расходов, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, отсутствуют.
Когда сотрудники компании свое питание оплачивают самостоятельно, а компания-заказчик берет на себя только содержание оборудования и помещения столовой, то налоговый орган также может прийти к выводу, что в платежах компании в пользу организации общепита экономический смысл отсутствует.
Налоговые органы также могут расценить расходы компании-заказчика на услуги кейтеринга как частичную или полную оплату питания работников компанией в случае, когда сотрудники этой компании свое питание получают бесплатно или по ценам ниже рыночных. При этом от налогоплательщика налоговые органы могут потребовать предоставить документы, которые подтверждают, что в отношении всей суммы расходов, понесенных на оплату услуг кейтеринговой компании, соблюдаются условия признания расходов на оплату труда. Это регламентируется в пункте 25 статьи 255 и пункте 25 статьи 270 Налогового Кодекса РФ.
Оценка риска.
Решая вопрос как осуществлять учет НДС при затратах на организацию питания, за основу следует брать общие требования, содержащиеся в статье 252 Налогового Кодекса РФ, посвященной принципам документального подтверждения и экономической обоснованности расходов.
Кейтеринговая компания, помимо предоставления питания для конкретного работника, обязана строго выполнять условия организационного характера, которые установлены в соответствующем договоре. При этом для кейтеринговой компании такие условия могут нести и дополнительные траты. Например, она должна поддерживать прописанный в договоре ассортимент блюд или обеспечивать поставку определенного количества порций даже если на обед иногда являются не все сотрудники. Таким образом платеж работника условно можно соотнести со стоимостью питания, которое он получил. В свою очередь, платеж работодателя соотносится с организацией питания. В совокупности платежи работников и платеж работодателя обеспечивают действия кейтеринговой компании, организующей как питание всех работников предприятия, таки и питание каждого конкретного сотрудника. Одновременно с этим формируется выручка кейтеринговой компании.
Расходы на организацию питания сотрудников можно экономически обосновать тем, что они необходимы не только сотрудникам, а прежде всего работодателю. За счет организации питания работодатель мотивирует своих сотрудников на плодотворную работу. Такая мотивация возрастает в разы если рядом с местом работы отсутствуют иные места, где можно пообедать по приемлемым ценам. Мотивируя подобным образом сотрудников работодатель повышает производительность труда, а следовательно и увеличивает свою конкурентоспособность на рынке труда.
Экономическая обоснованность трат на организацию питания косвенно можно подтвердить и положениями подпункта 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В документе указывается, что у налогоплательщика есть право учесть понесенные на содержание помещений обслуживающих трудовые коллективы объектов общественного питания расходы. Этой нормой налоговое законодательство признает обоснованными расходы на обеспечение питания сотрудников.
Терминология
Термин «Кейтеринг» происходит от английского слова «cater», которое переводится как поставка провизии. Происходное слово «catering» обозначает общественное питание. Под этим термином понимают как оказание услуг по организации питания сотрудников подрядными компаниями, так и ресторанное обслуживание за пределами стационарных помещений, а также организация питания на различных выездных мероприятиях. На практике кейтеринг означает не только доставку и приготовление еды. В это понятие еще входят обслуживание, оформление помещений, сервировка столов и иные подобные услуги.
В уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на организацию питания можно принять, руководствуясь подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса РФ. В этом подпункте указаны иные расходы компании, которые связаны с реализацией и производством.
Учитывать расходы на организацию питания как траты на обеспечение нормальных условий для трудовой деятельности, ссылаясь на подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК России, в налоговых органах считают спорным решением. Такую возможность можно, сославшись на позицию Президиума ВАС РФ. В постановлениях № 2799/09 от 21.07.2009 и № 9565/06 от 13.02.2007 указано, что деятельность налогоплательщика, связанная с обеспечением работников питанием, имеет своей целью создание нормальных условий для труда.
Стоит отметить, что чаще всего предметом судебной оценки в случаях, когда компания самостоятельно организовала питание работников (в полевых условиях или в условиях вахтового метода), были совсем не вопросы учета трат для целей налога на прибыль. Разбирался вопрос правомерности доначисления компании-налогоплательщику единого налога на вмененный доход. При этом позиция ВАС РФ о том, что организация питания — это деятельность, направленная на обеспечение нормальных условий труда, является общим принципом.
Расходы компании-заказчика на оплату услуг кейтеринга при организации сотрудникам бесплатного питания или питания по сниженным ценам содержат дотационную составляющую. Но она присутствует лишь в той части расходов, которые не связаны с оплатой непосредственной организации питания. Плата за услуги кейтеринга, как правило, включает сумму за организацию процесса питания. Поэтому всю сумму признавать дотацией на питание компания не имеет права. Избежать такого риска можно еще на стадии заключения договора с кейтеринговой компанией. В документе необходимо прописать, чтобы кейтеринговая компания плату за услуги разделяла на две части: плата за питание и плата за организацию питания.
В некоторых случаях у компании есть основания уменьшить налоговую базу на суммы выделенных сотрудникам дотаций. Такие основания вытекают из трудового или коллективного договоров, а также из нормативно-правового акта. В этих документах может быть прописана обязанность работодателя частично оплачивать питание сотрудникам. Тогда уменьшить базу налога на прибыль на сумму понесенных на организацию питания сотрудников можно на законных основаниях. Те есть разделять плату на две составляющие уже не требуется. Даже если налоговый орган расценит плату как дотацию, у компании есть основания, чтобы соответствующие расходы учитывать для целей налога на прибыль. Стоит отметить, что такой подход может привести к тому, что налог на доходы физических лиц рассчитанный с дохода сотрудников будет завышенным. Такая ситуация может возникнуть если в компании не прибегают к способам, которые позволяют точно посчитать сумму использованной в действительности дотации.
Риск №2. Отказ в вычете НДС
Описание риска. Если к вычету принимается НДС, предъявленный работодателю при приобретении им услуг по организации питания работникам, то у налоговых органов может возникнуть предположение, что условие использования приобретенных услуг для выполнения облагаемых НДС операций (регулируется подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ), не выполняется.
Оценка риска.
Условие по использованию приобретенных услуг для выполнения облагаемых НДС операций считают соблюденным в случае, когда услуги (товары, работы) были приобретены налогоплательщиком для своей производственной деятельности, предусматривающей выполнение операций, которые признаются объектами обложения НДС.
Принимая во внимание тот факт, что для сотрудников питание организуют в первую очередь в интересах работодателя (повышает мотивацию сотрудников и улучшает производительность труда), приходим к выводу, что услуги по организации питания приобретались для производственной деятельности. Таким образом, НДС по услугам организации питания можно принимать к вычету. Но это правомерно лишь в случае, если основная деятельность плательщика налогов облагается НДС.
Принимать к вычету НДС, который был уплачен в наборе с дотационной составляющей, правомерно только когда у работодателя существует обязанность по оплате питания сотрудников. Здесь считается, что выполнение возложенных на работодателя трудовым или коллективным договорами, а также нормативно-правовыми актами обязанностей является необходимым условием для осуществления производственного процесса.
Риск №3. Доначисление НДС в случае дотирования питания сотрудников.
Описание риска. Компании налоговые органы могут доначислить НДС, решив, что дотирование питания сотрудников — это реализация услуг питания.
Оценка риска. Если компания оплачивает услуги предоставления питания своим сотрудникам по дотационному принципу, то это не значит, что у нее возникает при этом объект обложения НДС. Утверждение правомерно в части оплаченного питания сотрудников. Когда питание сотрудников обеспечивает сам налогоплательщик, не прибегая к услугам кейтеринга, имеет место уже реализация услуг и НДС в этом случае должен начисляться.
Признавать реализацию у работодателя нельзя, если компания только осуществляет оплату за сотрудников, получивших от сторонних организаций товаров и услуг. Эта часть стоимости питания уже обложена НДС (налог входит в плату за услуги кейтеринговой компании, которая налог к уплате предъявляет работодателю и работникам. Если же на эту сумму начислить НДС, то это буде двойным налогообложением одной и той же операции. Это подтверждено и в судебной практике: суды не видят оснований для начисления НДС с услуг, которые работникам были оказаны сторонней организацией, а не работодателем.
Риск №4. Доначисление НДС из-за передачи кейтеринговой компании помещений и оборудования.
Описание риска. Передача в рамках договора по организации услуг питания исполнителю помещений и оборудования налоговыми органами может быть квалифицирована как безвозмездная реализация услуг по аренде (регламентируется 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). В этом случае компании доначисляют НДС, рассчитанном на основе рыночных цен, которые определяются согласно статье 40 Налогового Кодекса РФ. Это указывается в пункте 2 статьи 154 НК РФ.
Оценка риска. Заказчик и исполнитель вступают в отношения, в рамках которых помещения предоставляются не для их использования кейтеринговой компанией в собственных интересах, а для создания условий по предоставлению сотрудникам условий для полноценного питания. Предмет договора в этом случае — оказание услуг заказчику, которые выполняются в выделенном помещении на территории заказчика. То есть кейтеринговая компания помещения и оборудование не получает в свое полное распоряжение и не арендует его. Таким образом реализации услуг по аренде оборудования и помещений не происходит, а значит и нет причин для возникновения объекта обложения НДС.
Риск №5. Признание учета расходов на оборудование и помещение столовой неправомерным.
Описание риска. Налоговые органы могут сделать вывод, что из-за передачи функций организации питания сторонней компании учет расходов как на содержание помещения столовой, так и на покупку, содержание и амортизацию стоящего в столовой оборудования и мебели, компанией-заказчиком является неправомерным.
Оценка риска. Передача в аутсорсинг каких-либо функций не предполагает, что вместе с функциями на исполнителя должны быть переложены еще и все расходы, которые с передаваемыми функциями связаны лишь косвенно. Учитывать расходы сторонняя организация при передаче ей каких-либо функций может только лишь в случае, если это непосредственно указывается в заключенным договоре.
Когда по договору на заказчика возложены расходы, необходимые на содержание столовой, а также на покупку, содержание и амортизацию оборудование, размещенного в столовой, тогда заказчик имеет право учитывать такие расходы на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом должны соблюдаться требования 252 статьи Налогового Кодекса. Сами же расходы квалифицируются как траты, которые связаны с содержанием помещений объектов общественного питания, где обслуживаются трудовые коллективы. В эти расходы включаются траты на амортизацию, ремонт, отопление, освещение, водоснабжение, топливо для приготовления пищи.
Экономическую обоснованность таких расходов подтверждает и судебная практика. Как отмечается в судебных постановлениях, в подпункте 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ отсутствует указание, что признание расходов на содержание столовой зависит от того, кто именно оказывает услуги по предоставлению общественного питания. Это может быть как само предприятие, так и привлеченные сторонние организации. Указанные затраты могут быть признаны необоснованными только если объекты основных средств будут отнесены к объектов к объектам общественного питания и используются в целях обслуживания трудового коллектива. Расходы на содержание оборудования в подпункте 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ прямо не называются. Несмотря на это их можно учесть на основании данной нормы. Это возможно за счет того, что установленный в норме перечень расходов, которые связаны с содержанием помещений столовых, является открытым.
Под содержанием помещений столовых следует понимать еще и содержание объектов, которые находятся в помещениях столовых и которые необходимы для выполнения этим помещением функций столовой. Сопоставив эту норму со статьей 275.1 НК РФ, где описывается содержание объектов, которые обслуживают производства и хозяйства (не путать с содержанием помещений таких производств и хозяйств), также можно прийти к выводу, что учет расходов на содержание оборудования столовых возможно вести по подпункту 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Дополнительно учет расходов для дальнейшего расчета налога на прибыль можно обосновать положениями подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В этом случае расходы будут направлены на обеспечение нормальных условий труда. Согласно ст. 223 раздела Х «Охрана труда» ТК РФ работодатель обязан оборудовать для приема пищи работниками помещения по установленным нормам, чтобы обеспечить нормальные условия труда (термин разъясняется в ст. 163 ТК РФ).
Учесть расходы на содержание помещений и оборудования столовых в любом случае можно как связанные с производством и реализацией иные расходы, сославшись на подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Это возможно, поскольку такие расходы отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.
Риск №6. Доначисление страховых взносов и НДФЛ.
Описание риска. Налоговые органы расходы компании-заказчика, которые были понесены на оплату услуг кейтеринговой компании, могут признать полностью дотацией, выделенной на питание сотрудникам. В этом случае компании-заказчику грозит риск доначисления НДФЛ и страховых взносов, размер которых рассчитывается на основе суммы всех расходов, деленной на количество работников.
Оценка риска. Обязательные платежи, для которых базой для исчисления являются суммы доходов, полученных сотрудниками, могут быть рассчитаны только когда возможно точно определить размер дохода для каждого конкретного сотрудника.
Компания-заказчик должна надлежаще обосновать, что в рамках заключенного с кейтеринговой компанией договора, организовать персофиницированный учет доходов сотрудников нецелесообразен. Чтобы избежать доначисления НДФЛ и страховых взносов, когда работодателем при оплате услуг кейтеринговой компании предоставляется дотация на питание сотрудников, организоввывать персонифицированный учет доходов сотрудников необходимо. Это можно сделать несколькими способами.
Если плата за услуги кейтеринговой компании в договоре на организацию питания разделена на две части (организационную и дотационную), полученный сотрудником доход можно вести, к примеру, одним из способов, приведенных ниже:
1. Сотрудникам дотация на питание выплачивается на руки. Этот способ более удобен компании-заказчику, поскольку легче определяется база по НДФЛ, а также отсутствуют налоговые риски. Для кейтеринговой компании такой способ менее благоприятен, поскольку получив на руки дотацию на питание сотрудник может пойти в другую столовую, а не в ту, с которой работодатель заключил договор.
2. Сотрудникам для оплаты фиксированной части стоимости обеда выдаются талоны. При использовании этого способа необходимо, чтобы неиспользованные за месяц талоны сотрудник возвращал соответствующему должностному лицу компании. Тогда в налогооблагаемый доход каждого сотрудника можно будет включить сумму стоимости использованных талонов (выданные в начале месяца талоны минус возвращенные сотрудником талоны в конце месяца). В таком случае стоимость услуг кейтеринговой компании будет разделена на две части: дотационную и организационную. Оплачивать кейтеринговой компании дотационную часть платежа следует в согласованные сторонами сроки и в зависимости от использованных фактически талонов.
3. Дотационную часть платы делят учитывая данные табелей рабочего времени на количество сотрудников (такой подход предложил Минфин России в письме от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167). В основу данного способа организации питания работников легло предположение, что если сотрудник вышел на работу, о чем свидетельствуют данные из табеля учета рабочего времени, то он обязательно приходит в столовую, обслуживаемую кейтеринговой компанией. Вместе с тем у данного способа есть и недостаток: нарушение принципов определения дохода (регламентируется ст. 41 НК РФ). Объясняется это тем, что в тот или иной день сотрудник, фактически присутствуя на рабочем месте, может не посещать столовую. В результате достоверные данные, о том сколько каждый сотрудник потратил на обед, отсутствуют. Компании-заказчику при таком подходе сотрудники после получения расчетных ведомостей по оплате труда могут предъявить претензии. Более того, удовлетворение таких претензий несет необходимость провести перерасчет базы по НДФЛ, чтобы возместить работникам суммы, которые были удержаны сверхположенного налога.